Interview mit Rainer Rapp von unserem neuen Partner Papierkram

Wir freuen uns auf eine neue Partnerschaft mit dem Buchhaltungstool Papierkram. In einem Interview haben wir 7 Fragen an Rainer Rapp gestellt.
Rainer Rapp arbeitet seit mehr als 6 Jahren bei der odacer finanzsoftware GmbH für das Buchhaltungstool Papierkram. Vor 8 Jahren entstand das Buchhaltungstool aufgrund mangelnder Alternativen und erleichtert mittlerweile die Buchhaltung für viele Freelancer. Im Interview erfahren wir mehr über das Buchhaltungstool und das Team hinter Papierkram.

Wie kam die Idee für das Buchhaltungstool Papierkram?

Papierkram ist in einem Unternehmen für Softwareentwicklung und IT-Dienstleistungen entstanden. Aus Ermangelung eines Tools, das die typischen Abläufe in dieser Branche vernünftig abbilden kann, wurde das Heft kurzerhand selbst in die Hand genommen, um tägliche Buchhaltungsaufgaben wie Kunden- und Lieferantenverwaltung, Angebots- und Rechnungserstellung, Belegablage, und Auswertungen wie Cashflow, BWA, UStVA und EÜR möglichst einfach abwickeln zu können. Mit der integrierten Zeiterfassung und dem eingebundenen Projektmanagement wurde Papierkram um Funktionen erweitert, die über übliche Buchhaltungsfunktionen hinausgehen. Durch diese Verzahnung von Buchhaltung und Funktionen zur Organisation, Steuerung und Kontrolle von Projekten handelt es sich bei Papierkram und ein optimales Tool für Dienstleistungsunternehmen fast aller Branchen.

Wie unterscheidet sich Papierkram von anderen Buchhaltungstools?

Da ist zu einem die schon erwähnte Zeiterfassung und das Projekt-management zu nennen, die bei Papierkram automatisch mit an Bord sind. Zum anderen wurde von Anfang an akribisch darauf geachtet, dass die Bedienung sehr einfach gehalten ist, so dass sich auch nicht-Buchhalter sofort zurechtfinden. Man benötigt keine umfassenden Kenntnisse in Buchhaltung und kann nach der Anmeldung sofort starten. Daher nennen wir Papierkram „Buchhaltungssoftware für normale Menschen, also keine Buchhalter“ ;).

Mit einem abgeschlossenen Jahresabo bei Papierkram leistet man einen Beitrag zum Klimaschutz. Was steckt dahinter?

Wenn man Papierkram verwendet, leistet man automatisch einen Beitrag zum Klimaschutz, weil man alle Vorgänge digital abwickeln kann und üblicherweise kein Papier benötigt wird. Alle Dokumente lassen sich als
E-Mail-Anhang oder per Kundenportal direkt aus Papierkram heraus versenden. Außerdem betreiben wir Papierkram seit Beginn in Rechenzentren, die ausschließlich mit Ökostrom betrieben werden. Wir hatten dann gedacht, es wäre schön und passend, wenn wir hier noch einen Schritt weiter gehen und aktive Aufforstung unterstützen. So kam der Kontakt zu natureoffice zustande, einer Klimaschutzagentur, die ebenfalls hier in Wiesbaden sitzt. Seitdem unterstützen wir das PROJEKT TOGO, ein Aufforstungs- und Entwicklungshilfeprojekt in Afrika. Für jedes abgeschlossene Jahresabo spenden wir pro Jahr einen Baum.

Hast du Tipps, wie Freelancer am besten ihre Buchhaltung organisieren?

Selbstverständlich mit Papierkram. Man sollte heutzutage auf keinen Fall mehr mit Excel und Word buchhalten, das ist einfach zu zeitraubend und zu fehleranfällig. Mit einem Buchhaltungstool spart man jede Menge Zeit ein, die man dann für die Aufgaben zur Verfügung hat, die einem Spaß machen und mit denen man Geld verdient und seine Kunden glücklich macht. Man sollte auch darauf achten, eine Cloud-Buchhaltung zu verwenden, da Updates automatisch eingespielt und die Daten mehrfach gespiegelt in Hochsicherheits-Rechenzentren vorgehalten werden. Bei einem Ausfall des eigenen Computers hat man mit einem anderen Gerät direkt wieder Zugriff auf alle seine Daten.

Was sind die typischen Fehler, denen gerade Freelancer bei der Buchhaltung immer wieder begegnen?

Am häufigsten werden Rechnungen gestellt, die nicht den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Dann kann es sehr lange dauern, bis die Rechnung bezahlt wird. Die Rechnung muss korrigiert und erneut versendet werden und durchläuft den gesamten Prozess beim Kunden noch einmal. Das ist natürlich insbesondere am Anfang der Selbstständigkeit nicht optimal, wenn solche Fehler den Cashflow beeinträchtigen. Daher sollte man Rechnungen nicht mit einer Textverarbeitung erstellen, hier ist die Fehleranfälligkeit einfach zu hoch. Mit einem Buchhaltungstool entsprechen die Rechnungen immer den Anforderungen, die an sie gestellt werden. Dann ist da noch die Belegablage. Es ist sehr wichtig, dass alle Ausgaben in die Buchhaltung einfließen, man mindert sonst seinen Gewinn. Vergisst man, eine geschäftliche Ausgabe zu buchen, hat das direkt negative Auswirkungen auf die EÜR. Mit Papierkram kann man Rechnungen, die man per E-Mail erhält, einfach an seinen Posteingang in der Buchhaltung weiterleiten. Für unterwegs steht eine Smartphone-App zur Verfügung, mit der man Belege direkt scannen, anlegen und speichern kann. So wird es einem sehr einfach gemacht, alle relevanten Dokumente zu berücksichtigen.

Wie schafft ihr es, bei euch intern den Teamspirit hochzuhalten?

Auch wenn ein Großteil der Kolleg:innen regelmäßig ins Büro kommt, nutzen wir alle gängigen digitalen Kommunikationstools und halten regelmäßig Videomeetings ab. Einige Mitarbeiter:innen sitzen von Hamburg bis Bayern über ganz Deutschland verstreut im heimischen Büro oder in Coworkingspaces, da ist die Onlinekommunikation natürlich ein wesentlicher Baustein der Zusammenarbeit. Das funktioniert aber alles sehr gut. Dann sind da noch regelmäßige Team-Events, die coronabedingt leider ausfallen mussten, jetzt aber endlich wieder möglich werden.

Wenn Du nochmal an den Tag der Gründung zurückgehen könntest. Würdest Du alles nochmal genauso machen?

Papierkram hat sich zu einem sehr beliebten Buchhaltungstool entwickelt, insofern können wir die Frage mit einem klaren „ja“ beantworten. Wir sind schon sehr früh in eine öffentliche Beta-Phase gegangen, das hat uns sehr geholfen Papierkram an den Bedürfnissen unserer Zielgruppe auszurichten. Am Anfang waren wir uns auch noch nicht so sicher, inwiefern Kunden bereit sind, einer klassischen Desktoplösung den Rücken zuzukehren. Aber bereits in den Anfängen haben die Tester und Kunden erkannt, welche zusätzlichen Flexibilitäten eine cloudbasierte Lösung mit sich bringt. Zudem sind wir ohne Investoren gestartet. Es gab natürlich Tage, an denen hätte man sich gewünscht, auf einen größeren Pool an Ressourcen zurückgreifen zu können, denn Ideen gab und gibt es genug, wie wir das Leben der Nutzer noch einfacher gestalten können. Aber letzten Endes hatten wir somit auch die volle Kontrolle wie für uns ein gutes Produkt aussieht, und mussten uns nicht festen Wachstumsvorgaben oder anderen ertragsorientierten Zwängen unterordnen.